Zatio, sistema que organiza a sua vida profissional e te livra do esquecimento

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O Projeto

A Vialink é uma empresa de engenharia da computação e de telecomunicações aplicadas à atividade empresarial. A empresa, fundada em 1997, é uma das pioneiras em tecnologia no Brasil e foi o principal responsável pela 1ª rede de Internet banda larga wireless desenvolvida por uma empresa brasileira no país e detém amplo conhecimento das tecnologias disponíveis e uma grande experiência em utilizá-las para aprimorar o desempenho e a produtividade das organizações.

Tendo o primor no desempenho das atividades e no atendimento de seus clientes, a empresa precisava refinar o controle de seus projetos nas mais diversas áreas, assim como no fomento de uma maior integração entre as mesmas, para conseguir mais ganhos em qualidade e tempo. Com o tempo, cada área criou a sua própria metodologia, inclusive utilizando as mais variadas soluções disponíveis no mercado, mas era claro que dava para melhorar os resultados. Além disso, dois vilões se mostravam insistentes e dispostos a manter os andamentos pouco dinâmicos dentro da empresa: O grande volume de emails e a quantidade de reuniões para alinhar entre as equipes os detalhes de cada projeto. Sendo especialista em desenvolver soluções e tendo como tagline o conceito “Soluções como você nunca pensou”, a área de desenvolvimento se voltou para criar um sistema interno para registros de projetos.

O conceito do Zatio surgiu do latim “Organizatio”, que remete diretamente à organização. É fato notório que, quando o trabalho é estruturado com base na organização dos históricos e dos canais de comunicação, o controle sobre os projetos torna-se algo potencialmente mais seguro e preciso. Gerenciar equipes ganha outro significado quando é possível enxergar exatamente tudo que faz parte do processo, assim como quando existe a possibilidade de visitar tudo aquilo que já foi feito de forma simples e centralizada. E a Vialink precisava dessa estrutura. alvo dos olhos do mundo em função de ter sediado a final da competição. O mundo ou estava fisicamente ou estava com o pensamento voltado para a cidade.

O Desafio

Mais do que criar uma solução interna, era preciso oferecer algo que fosse relevante e caísse na cultura de uso da empresa. Inicialmente, a área técnica era a que apresentava maior necessidade de uso do sistema, e pensando nela que foi criado o primeiro protótipo. O sistema deveria apresentar as funções mais básicas, como criar um “chamado” (projeto), ser possível incluir “andamentos” (novos conteúdos de texto) e aceitar arquivos. Rapidamente, foi detectado que ele deveria ter outras funcionalidades para atender a área. O desafio era criar uma ferramenta que contemplasse no mínimo com a interseção das necessidades de todas as áreas, tudo isso com uma interface convidativa e extremamente intuitiva.

A Solução

Para contemplar com as necessidades internas, a solução deveria ser robusta. Então surgiu o ZATIO, o sistema que botou a Vialink todinha em dia. O sistema cobre toda a empresa e permite com que todas as áreas não apenas se comuniquem como enxerguem o que está sendo feito em cada ponta do processo.

O diferencial no desenvolvimento do sistema foi a forma como ele foi concebido para garantir independência de cada área no desenvolvimento de uso, além de plena integração entre todos os departamentos. O sistema foi concebido para ser eficiente, atendendo às especificidades de cada área.

O registro da informação, assim como o pleno acesso à mesma, é outro grande benefício oferecido pela adoção do sistema, reduzindo conflitos e perdas dentro de cada projeto.

O Resultado

O principal efeito percebido (e plenamente desejado pelo desenvolvimento) foi o de que quem começou a usar o sistema para organizar as suas próprias demandas e se posicionar nas demais rapidamente não conseguiu mais trabalhar sem utilizá-lo, uma verdadeira dependência do bem. A produtividade cresceu vertiginosamente, os prazos caíram sensivelmente e a proatividade está cada vez mais presente, uma vez que todos enxergam os projetos e podem contribuir voluntariamente, mesmo quando não possuem ligação direta.

Com interface simples e dinâmica, o Zatio organiza o fluxo de trabalho e permite registro de cada passo de cada processo, além de manter todos os envolvidos nos processo informados sobre os respectivos andamentos. Com o Zatio, os ruídos de informação e os emails em sua caixa de entrada despencam, e sua produtividade e controle sobre as demandas aumenta sensivelmente. Com o encaixe do sistema no dia a dia dos usuários da empresa, as metodologias de trabalho foram se modificando para tornar cada vez mais orgânico o uso do Zatio. A eficiência tomou conta e a possibilidade de dar conta de mais demandas se tornou algo real.

A Vialink foi (e permanentemente estará sendo) um grande laboratório para o Zatio. E com esse feedback tão positivo que o sistema ganhou musculatura e coloca os dois pés no mercado, de olho em atender as mais variadas demandas, das mais variadas empresas, de todos os tamanhos. O Zatio nasceu para promover eficiência, tornou a Vialink ainda mais eficiente e está pronto para transformar outras empresas.

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